If you don’t want to provide us with the information requested, ITC might not be able to meet all of the obligations to you that we outlined in your employee contract. We will inform you in the event we are unable to comply with the conditions of your contract due to missing or withheld data.

We may anonymise your personal data in some cases so that it cannot be used to identify you. This may be done without notifying you.

After your relationship with our company has ended and you are no longer an employee at ITC, we will store and/or securely destroy the data we hold relating to you in-line with applicable regulations.

There may be limited circumstances in which your data must be transferred outside the country of your residence. This will only ever be done to comply with our legal obligations, or our company’s contractual obligations to you as our employee. To protect your personal data, ITC has implemented the following safeguards for data transfers:  
‍

• Access Controls

• Data Minimization

• Employee Training

• Incident Response Plan

• Legal Compliance

• Regular Audits and Monitoring

• Secure Transfer Protocols  

• Data Encryption

Your personal data will be stored for a period of 1 year, unless otherwise noted. Criteria used for determining data retention for other situations are as follows:  

1. Employment Records

• Contracts and Agreements: Employment contracts, non-disclosure agreements, and other binding documents.

• Job Descriptions and Performance Reviews: Historical records that can inform future hiring, training, and promotions.

2. Payroll and Compensation Information

• Tax Records: Payroll data for tax reporting and compliance (often required to be kept for several years).

• Compensation History: Information about salary changes, bonuses, and benefits over time.

3. Training and Certification Records

• Training History: Documentation of employee training programs and certifications that may be relevant for compliance or future roles.

4. Health and Safety Records

• Workplace Injury Reports: Records related to workplace injuries, which may need to be maintained for legal or insurance reasons.

5. Disciplinary Records

• Employee Misconduct Documentation: Records of disciplinary actions, which can be important for future evaluations or legal compliance.

6. Termination Records

• Exit Interviews and Termination Documentation: Records that may be relevant for understanding past employment practices and trends.

7. Legal Compliance Documentation

• EEO Data: Records required for equal employment opportunity compliance and other legal obligations.

8. Succession Planning

• Talent Assessments and Development Plans: Data that can inform future talent management and succession planning efforts.

9. Pension and Retirement Information

• Retirement Benefits Documentation: Information related to pension plans or retirement benefits, often needed for years after employment ends.

10. Client and Project Involvement

• Project History: Documentation of employee involvement in significant projects or client accounts that may have long-term relevance.

There may also be situations in which your data is used as part of automated decision-making processes. Examples of these processes include profiling activity, as well as:

1. Recruitment and Hiring

• Resume Screening: Algorithms can automatically scan and rank resumes based on predefined criteria, streamlining the initial selection process.

• Candidate Assessment: Automated tools may evaluate candidates through online tests or assessments, providing insights into their suitability for specific roles.

2. Performance Management

• Performance Analytics: Automated systems can analyze employee performance data, identifying trends and generating performance reviews based on predefined metrics.

• Feedback Mechanisms: Automated tools can gather and analyze feedback from multiple sources, facilitating 360-degree reviews.

3. Employee Engagement

• Pulse Surveys: Automated survey tools can regularly assess employee engagement and satisfaction, providing real-time feedback to HR.

• Sentiment Analysis: Using natural language processing, organizations can analyze employee communications (e.g., emails, chat) to gauge overall morale and sentiment.

4. Promotion and Career Development

• Promotion Algorithms: Data-driven systems can analyze qualifications, performance metrics, and skill gaps to recommend candidates for promotions or leadership roles.

• Training Recommendations: Automated systems can suggest training programs based on employee performance data and career aspirations.

5. Workforce Planning

• Predictive Analytics: Automated tools can forecast workforce needs by analyzing trends in employee turnover, performance, and external labor market conditions.

• Skill Gap Analysis: Automated systems can identify skill shortages within teams and recommend hiring or training initiatives.

6. Compensation and Benefits

• Salary Benchmarking: Automated tools can analyze industry data to recommend competitive compensation packages based on employee performance and market conditions.

• Benefits Administration: Systems can automate enrollment and management of employee benefits, tailoring options based on individual needs.

7. Compliance Monitoring

• Data Privacy Compliance: Automated systems can monitor access to sensitive employee data, ensuring compliance with regulations like GDPR.

• Policy Enforcement: Tools can analyze employee behavior against company policies to identify potential compliance issues.
  
  

Our legitimate interests

ITC may occasionally need to process your data to pursue legitimate interests relating to our company and its business interests. Examples of situations in which we may process your personal data in the legitimate interests of the company include (but are not limited to):  

• Fraud prevention

• Administrative purposes

• Crime reporting and detection

• Regulatory and compliance perspective

ITC will never use your information or wilfully process your data in any situation in which your own interests outweigh the legitimate interests of our company. We process your personal data only within our rights as enshrined in law, and we do so in a way that is transparent and fair.

We may occasionally need to process your data to ensure it is accurate and up-to-date or to ensure it is safe and secure.

What information do we collect?

ITC collects, stores and processes the following types of information about you as an employee:

• Your name

• Your title

• Your date of birth

• Your gender

• Your present address

• Your permanent address

• Your telephone number(s)  

• Your personal email address(es)

• Your marital status  

• Information about dependents

• Your emergency contact information

• Your next of kin

• Your bank account details

• Your tax information

• Your payroll records

• Your salary

• Information about your annual leave

• Your benefits information

• Your National Insurance/AVS/Aadhar/Social Security number or its county equivalent

• Your photograph(s)

• Location of your employment or place of work

• A copy of your driving license

• A copy of your passport

• Your right to work documentation (if applicable)/Visas/Work Permits

• Your referees

• Your CV/Employment history

• Your performance history

• Your disciplinary history

• Your grievance history

• CCTV footage (if applicable)

• Electronic key card records (if applicable)

• Informations relatives à votre utilisation des systèmes d'information

• Votre géolocalisation et vos numéros IP

• Vos rapports de vérification des antécédents
  
  

Pourquoi traiter vos informations ?

L'ITC peut traiter vos données pour les raisons suivantes :

• Pour prendre une décision concernant votre rendez-vous

• Pour mener à bien les processus de paie

• Pour vous fournir des avantages

• Déposer des retenues à la source ou toute autre taxe pertinente conformément à la loi du pays

• Pour assurer la liaison avec votre caisse de retraite

• Pour administrer d'autres éléments de votre contrat

• Pour gérer les performances

• Exécuter des fonctions de comptabilité et d'audit

• Pour évaluer vos qualifications pour un projet, une tâche ou une promotion en particulier

• Pour prendre une décision concernant les révisions salariales

• Pour prendre une décision concernant votre maintien dans l'emploi

• Pour recueillir des preuves concernant des griefs ou des audiences disciplinaires

• Pour régler les litiges juridiques

• Partager les forces de l'équipe et des individus avec les clients potentiels en fonction des besoins

• Pour décider de mettre fin à notre relation

• Pour évaluer vos exigences en matière d'études ou de formation

• Pour gérer vos absences

• Pour vérifier votre aptitude au travail

• Pour respecter les obligations en matière de santé et de sécurité

• Effectuer un suivi de l'égalité des chances

• Pour vérifier les abus de position dans l'entreprise

• Pour prévenir la fraude et la triche

• Pour garantir la sécurité du réseau et des informations

• Pour effectuer des analyses de données

Il est inévitable qu'en votre qualité d'employé, vous soyez mentionné dans les registres de l'entreprise. Veuillez également noter que si nécessaire, l'ITC peut avoir besoin de conserver des informations relatives à votre santé, telles que les raisons de votre absence et les preuves des notes du médecin généraliste. Ces informations ne seront utilisées que pour nous conformer à nos obligations en matière de santé et de sécurité et pour administrer des avantages tels que les indemnités de maladie légales ou les assurances maladie, le cas échéant.

Si nous devons traiter des catégories particulières de données, nous obtiendrons toujours votre consentement explicite et vous expliquerons dans quel but ces informations doivent être traitées, sauf si ces informations sont requises pour protéger votre santé en cas d'urgence, ou si le consentement n'est pas requis par la loi.

Les catégories spéciales d'informations peuvent inclure (sans toutefois s'y limiter) :

• Orientation sexuelle

• Origine raciale ou ethnique

• Affiliations politiques

• Affiliations religieuses

• Adhésion à un syndicat

• Données biométriques

Lorsque vous consentez au traitement de ces informations, vous vous réservez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Nous ne divulguerons des informations vous concernant à des tiers que si ITC est légalement obligée de le faire, ou dans des situations où nous devons divulguer vos informations pour respecter les obligations contractuelles de notre société envers vous. Les exemples peuvent inclure la transmission de vos coordonnées à votre caisse de retraite. Nous pouvons également transférer des informations vous concernant à d'autres sociétés de notre famille élargie de sociétés, à des fins liées à votre emploi ou à des fins liées à la gestion et à l'administration de l'entreprise.

Nous pouvons parfois avoir recours au profilage et/ou à la prise de décision automatique. Cela ne sera utilisé que dans certaines situations limitées,

Nous surveillons également l'utilisation des ordinateurs et des téléphones afin de nous assurer que les activités liées à l'emploi sont menées conformément à notre politique de protection des données et au manuel de l'entreprise.

Pour exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous ou pour respecter nos exigences légales, vos informations peuvent être transférées à des organisations internationales. Pour garantir la protection de vos données, nous disposons d'une liste de mesures de sécurité. Une copie de ces mesures de sécurité peut être demandée auprès de. Une liste à jour des tiers qui détiennent vos données peut être demandée à DPO.

Nous conserverons vos informations personnelles pendant une période d'un an. Nous nous appuierons également sur les critères décrits dans le calendrier de conservation pour décider de la durée de conservation de vos informations. Si nous décidons de stocker vos informations personnelles pour une nouvelle raison, ou pour une raison différente de celle pour laquelle elles ont été initialement collectées et stockées, le responsable de la protection des données vous fournira cette raison et toute autre information complémentaire.

Quels sont tes droits ?

L'ITC respecte de nombreuses obligations réglementaires en vertu de la législation européenne sur le RGPD et de la loi de 2018 sur la protection des données. Dans le cadre de notre engagement continu à préserver et à faire respecter ces engagements réglementaires, nous défendrons également vos droits personnels en vertu de ces réglementations.

Vos droits statutaires en vertu du RGPD et de la Loi sur la protection des données de 2018 incluent :

• Le droit de demander l'accès à vos informations personnelles (également appelé « demande d'accès de la personne concernée »)

• Le droit de demander que des corrections soient apportées aux données que nous détenons à votre sujet

• Le droit de demander l'effacement de vos données personnelles

• Le droit de vous opposer au traitement de vos données

• Le droit de demander toute restriction au traitement de vos données

• Le droit de demander le transfert de vos données à un tiers